Pasos a seguir para certificarte en ISO 9001:2015

Posted by TÜV NORD México on 4 nov 2019 23:40:03
TÜV NORD México

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Estás decidido a obtener la certificación ISO 9001 para tu organización, y sabes qué beneficios puedes obtener con ella, pero no sabes por dónde comenzar.

Es por eso que queremos ayudarte proporcionándote una guía que te muestra los pasos para certificarte. Adicional a este contenido, te recomendamos leer sobre el costo de la certificación ISO 9001.

Esto te ayudará a poner en orden tus ideas, desglosar el trabajo que tienes por delante para que puedas establecer metas y objetivos alcanzables, y así lograr tu certificación.

 

Pasos a seguir para certificarte en ISO 9001

 

Prepara tu organización

Lo primero que deberías para preparar tu organización, es establecer un Departamento o Gerencia de Calidad, si es que no lo has hecho ya. Este Departamento debe estar conformado por las personas clave que llevarán a cabo todas las actividades asociadas a tu proyecto de diseño, implementación y certificación de tu Sistema de Control de la Calidad.

Pasos en específico:

  • Definir los roles que necesitas para integrar este Departamento
  • Escoger a las personas que necesitas para cumplir estos roles
  • Instruirlos en la norma ISO 9001:2015
  • Establecer la naturaleza y la frecuencia de las actividades que ejecutará este Departamento
  • Definir las estrategias de seguimiento y evaluación

Analiza las deficiencias

Este es uno de pasos para certificarte que requiere mayor atención, pues es lo que te ayudará a identificar los aspectos de tus procesos que requieren atención, como por ejemplo, procesos que deban ser modificados, eliminados o nuevos procesos que deban ser incluidos.

Esto se logra mediante la ejecución de una auditoría interna, que debe enfocarse en:

  • Identificar las áreas funcionales que están directamente involucradas en los procesos
  • Establecer un calendario de entrevista con los líderes funcionales de cada una de ellas
  • Identificar y analizar los objetivos y procesos de cada área funcional
  • Analizar en detalle los indicadores de cada procesos y objetivo
  • Identificar “agujeros” o fallas en los procesos
  • Compilar todos los resultados obtenidos

Establece tu plan de proyecto

No importa si tu organización suele planificar orientada a objetivos o a tareas. Simplemente ajusta nuestra guía al tipo de planificación para implementar el Sistema de Gestión que requieres para obtener la certificación ISO 9001:2015.

No olvides que por tratarse de una planificación, para cada actividad debes incluir:

  • Responsables de cada actividad
  • Qué recursos necesitan
  • En cuánto tiempo será ejecutada
  • Estrategias de seguimiento para asegurar su cumplimiento

Es muy importante que antes de hacer todo esto, identifiques las exclusiones permitidas. Estos son los elementos que la norma para la certificación ISO 9001:2015  podría excluir en específico a tu Sistema de Gestión de Calidad por su aplicación. Con base en esto, deberás definir las políticas sobre las que va a operar tu Sistema de Gestión de la Calidad.

Recuerda que tu plan de proyecto debe estar enfocado al ajuste e inclusión de procesos, la elaboración del Manual de Sistema, evaluación de los objetivos, verificación de conformidad y cumplimiento de los procesos, y sobre todo, la especificación de un plan de toma de decisiones.

Forma a tu personal

Es importante que toda la organización conozca la norma ISO 9001 y cuáles son los beneficios que aporta. Lo más importante es que aprendan a ver la norma como una herramienta que puede ayudarlos a mejorar el desempeño de los procesos.

Para esto, es imprescindible que planifiques e implementes inducciones sobre la norma ISO 9001:2015, así como jornadas de capacitación de personal en cada área funcional involucrada. Así estarás seguro que el personal siempre estará al día sobre los procesos que se manejan y cuál es su participación en ellos.

También deberían estar en completo conocimiento de cuáles son los objetivos del área en la que se desempeñan y los indicadores de gestión que se utilizan para medir el desempeño de los procesos asociados.

 

Ver mi guía de No-conformidades más comunes

 

Documenta tus procesos

Se recomienda que todos los procesos de cada área funcional que se encuentre dentro del alcance de tu Sistema de Gestión de la Calidad estén documentados en un Manual de Sistema, aunque desde 2015 ya no es obligatorio.

Te recomendamos que sea un único documento, estructurado de manera tal que facilite su comprensión e implementación, de acuerdo al alcance establecido inicialmente. Lo más importante, es que su estructura sea lo suficientemente flexible para que puedas incluir todo lo relativo a las necesidades de la organización y las expectativas de acuerdo con sus objetivos estratégicos. De igual manera, debe especificar en detalle y de manera clara toda la información de la organización, así como de sus procesos, procedimientos asociados y la interacción que existe entre ellos.

Más importante aún, debe tratarse de una guía práctica de instrucciones, que permita a cualquiera comprender cómo se ejecutan los procesos y cómo se lleva a cabo el seguimiento que permitirá la correcta ejecución del Sistema de Gestión.

Usa y mejora tu SGC

Una vez que hayas diseñado tu Sistema de Gestión de la Calidad, comienza a utilizarlo. Asegúrate que todas las áreas funcionales involucradas, lo están poniendo en práctica. En otras palabras, asegúrate que la organización está haciendo uso completo del Sistema de Gestión.

Es imprescindible que establezcas mecanismos de seguimiento para que puedas identificar fallas, y que además contemple la mejora continua. Esto debes hacerlo mediante la ejecución de auditorías internas, donde al final de cada ciclo, obtendrás la información necesaria para identificar errores y repararlos.

Más adelante, encontrarás más información sobre este tipo de auditorías.

Realiza auditorías internas

Establece con el Comité la ejecución de auditorías periódicas, para que puedas hacer seguimiento de cómo se está utilizando el Sistema de Gestión, identificar posibles fallas y si se requiere, aplicar correctivos, y detectar oportunidades de mejora.

El principal objetivo de estas auditorías es verificar lo siguiente:

  • Fallas presentadas
  • Acciones preventivas para evitar que se presenten nuevamente
  • Oportunidades de mejora

También te ayudarán a determinar el impacto que ha tenido la ejecución de cada proceso sobre los objetivos de las áreas funcionales y por ende, sobre los objetivos de la organización. Esto te ayudará a:

  • Reforzar los procesos que presenten un impacto positivo
  • Corregir o aliviar los procesos que presenten un impacto negativo

Regístrate para obtener tu certificación ISO 9001:2015

Es el último de los pasos para certificarte que necesitas seguir. Una vez que la implementación se considere exitosa, es cuando se requiere la participación de los auditores externos, que son quienes van a verificar la conformidad de tu Sistema de Gestión de la Calidad con la norma ISO 9001.

Si esta auditoría externa resulta exitosa, entonces entra en acción la casa certificadora quienes otorgarán la certificación ISO 9001. Posteriormente podría requerirse de atender No conformidades o los Planes de acción.

Descarga nuestro reporte de pasos generales para lograr la certificación

Si desea más información sobre el proceso de certificación ISO 9001, puede leer nuestra Guía de pasos generales para certificarte en ISO 9001, donde conocerá con detalles cómo implementar un Sistema de Gestión de la Calidad conforme a la norma ISO 9001.

Pasos para lograr certificación cta

 

 

Topics: ISO 9001

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