¿Cómo cambiar de varias casas a un sola casa certificadora?

Posted by TÜV NORD México on 2/10/2019 04:20:42 PM
TÜV NORD México

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Una de las decisiones más importantes a la que tu organización se enfrentó a la hora de iniciar el proyecto de diseño, implementación y certificación de un Sistema de Gestión, fue la elección de la casa certificadora. Esa elección estuvo basada en muchos factores, comenzando por el costo, pasando por la acreditación que tiene, hasta su experiencia en la industria en la que se desempeña tu organización. En fin, estudiaste todos los beneficios y el valor agregado que esta casa certificadora te aporta y decidiste certificarte con ellos.

El tiempo pasó y con miras al crecimiento y mejoramiento de los servicios y productos de tu organización, decidiste certificarte en otra norma diferente. Sin embargo, y esto es común que suceda, la casa certificadora con la que llevas tiempo trabajando, no posee la experiencia que requieres para certificar tu segundo Sistema de Gestión. Por esto, decidiste evaluar una nueva casa certificadora.

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¡Y ahora tu organización se encuentra trabajando con dos casas certificadoras! ¡Tal vez tres!

Esto es más común que lo que mucha gente piensa. A veces, cuando estamos en proceso de selección de una casa certificadora, olvidamos evaluar algo muy importante: ¿Esta casa certificadora tiene la experiencia y la trayectoria necesaria para certificarme en otras normas o estándares a futuro? Cuando se nos presenta esta situación, nos preguntamos entonces cómo cambiar a una sola casa certificadora.

Aquí vamos a contarte cuáles son los pasos que debes seguir para cambiar a una sola casa certificadora, y así tener tus certificaciones en un solo lugar.

Pasos a seguir para cambiarte a una sola casa certificadora

Aquí vamos a contarte cuáles son los pasos que debes seguir para cambiar a una sola casa certificadora, y así tener tus certificaciones en un solo lugar.

Paso 1: Considera integrar tus Sistemas de Gestión

Como ya te hemos contado anteriormente, es mucho más sencillo para tu organización, integrar tus Sistemas de Gestión. Si no lo has hecho ya, entonces este es un buen momento para hacerlo. Esto no solo te facilitará muchísimo la migración de tus certificaciones y así cambiar a una sola casa certificadora, sino que te simplificará el mantenimiento y la mejora de tus sistemas para una futura renovación de certificaciones.

Paso 2: Elige una casa certificadora que se encuentre debidamente acreditada para proveer auditorías integradas

Ya que tu intención es cambiar a una sola casa certificadora y gestionar todas tus certificaciones con ella, debes elegir a la casa adecuada. Además de todos los factores que debes tomar en cuenta para elegir una casa certificadora, como por ejemplo las acreditaciones que posea, también debes evaluar la experiencia y la trayectoria que tenga en los ámbitos correspondientes a tus certificaciones.

Esto quiere decir que esta nueva casa certificadora debe tener la capacidad de proveer auditorías integradas, con el fin de hacer que el proceso de migración o transferencia de certificaciones, sea más ágil y más fluido. Por supuesto, esto también te beneficia a la hora se solicitar la renovación de tus certificaciones, e incluso de solicitar otras nuevas.

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Paso 3: Escoge el momento adecuado para cambiar a una sola casa certificadora

Por lo general, el mejor momento para cambiar a una sola casa certificadora es justo cuando se tenga planificada una auditoría de seguimiento, siempre teniendo en cuenta que debes respetar las fechas y planificación que se encuentran establecidos en el contrato que tengas con las casas anteriores. Esta auditoría de seguimiento, juntos con los informes de seguimiento de las casas anteriores –si quieres mantener la antigüedad de tus certificaciones, ayudará a agilizar el proceso de transferencia.

También hay que tener en consideración que en cualquier evento de seguimiento se puede cambiar de casa certificadora, teniendo en cuenta las fechas y que estas vayan acorde a la planificación que tenías con la casa certificadora anterior

Muchas organizaciones escogen esperar el momento en que deba realizarse la auditoría de recertificación para hacer este cambio.

Paso 4: Prepara la documentación de tus Sistemas de Gestión

Debes tener a la mano no sólo el Manual de Sistema de tus Sistemas de Gestión, sino también la documentación sobre las políticas que tu organización tiene establecidas para el cumplimiento de sus objetivos y el alcance que tus sistemas tienen dentro de ellos.

Para cambiar a una sola casa certificadora, la nueva casa debe estar informada incluso de los cambios que hayan ocurrido en tu organización y que afecten de manera directa la operación de tus Sistemas de Gestión.

Paso 5: Prepara todos los informes que tengas de auditorías anteriores

Muchas casas certificadoras solicitan estos informes para poder evaluar en qué estado se encuentran tus Sistemas de Gestión y cómo ha sido su evolución en el tiempo. Estos informes incluyen tanto auditorías internas como externas. Esto ayudará a la nueva casa certificadora a conocer y tomar en cuenta las acciones correctivas y preventivas que se le han hecho a tus Sistemas, así como las revisiones que la Alta Gerencia de tu organización haya realizado.

Paso 6: Inicia el proceso de transferencia con la nueva casa certificadora

La nueva casa certificadora revisará toda la documentación que le hayas presentado y examinará con detalle las certificaciones que posees, para poder evaluar el alcance que tienen dentro de las normas en las que se basan.

Algunas casas certificadoras no solo revisarán esta documentación, sino que gestionará la ejecución de una auditoría externa, para poder comprobar de mejor manera los niveles de conformidad en los que se encuentran tus sistemas, antes de otorgar las certificaciones.

Si esta revisión resulta exitosa, la nueva casa certificadora te otorgará las nuevas certificaciones y acordarán contigo los planes de auditorías de seguimiento posteriores.

 

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Topics: casa certificadora

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