¿Cómo ampliar nuestra ética empresarial mediante la ISO 37001?

Posted by TÜV NORD México on 20/03/2020 12:06:01 PM
TÜV NORD México

El manejo de la ética empresarial es una de las áreas de oportunidad más comunes en las medianas y grandes empresas, por este motivo poder manejar la relación con nuestros proveedores, acreedores y clientes es de suma importancia para poder operar de una manera eficaz.

Según el “Corruption Perceptions Index” América Latina tiene uno de los índices más altos de corrupción a nivel mundial. Esto no quiere decir que la mayoría de las empresas sean corruptas, se debe a que se han registrado un gran número de prácticas negativas que fomentan la corrupción.

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Tomemos en cuenta que la mayoría de las áreas de nuestra empresa son susceptibles a estas malas prácticas que dependiendo del alcance nos pueden afectar de manera directa (pérdida de fondos, recursos o capital) y en el peor de los casos de manera externa (multas, demandas, entre otras). Tomando el ejemplo más común en las empresas que requieren proveedores para su correcto funcionamiento.

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Supongamos que en la empresa se tiene a un equipo especializado en poder monitorear el volumen de materia prima requerida para el funcionamiento del día a día. Esta empresa elaboró una planeación para la elaboración de un nuevo producto, por lo cual requiere de nuevos proveedores para surtir esta demanda.

Se encuentran 2 proveedores el A y B, el área encargada de revisar, analizar y negociar con los nuevos proveedores tiene a su cargo elegir al proveedor más óptimo para comenzar una relación comercial. Supongamos que en su primera visita el proveedor A hace una demostración de la utilización de los insumos, el tiempo de entrega, los costos y previsiones para su adquisición. Posteriormente el proveedor A se despide agradeciendo el tiempo utilizado y haciendo una cordial invitación para resolver cualquier duda que se presente en el proceso.

 Pasando al proveedor B, hace exactamente lo mismo, sin embargo, al terminar su presentación este ofrece algún artículo de su empresa como muestra de amistad al equipo encargado de seleccionar al mejor proveedor (pluma, prenda, tarjeta de regalo). Esto además de ser mal visto como una práctica deshonesta, puede apertura la pauta a prácticas de corrupción o de soborno. 

Poder monitorear todas las áreas de la empresa es una tarea arduamente difícil en relación con la detección, control y monitoreo de las áreas de riesgo que puedan ser expuestas a la corrupción o sobornos. En gran medida esto de puede evitar mediante un programa de identidad.

Este nos brindara las pautas, protocolos y métodos que deberán seguir todos los colabores de la empresa para poder evitar estas prácticas.

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La alta dirección, gerentes y supervisores tienen en su tarea poder evitar estas prácticas, e implantar protocolos o bajo un reglamento establecer los comportamientos y valores que deberán acatar todos sus empleados.

¿Cómo afecta a nuestra ética empresarial?

La ISO 37001 nos muestra un programa de integridad en el cual podemos medir, monitorear, controlar y prevenir las prácticas de corrupción o soborno en nuestra empresa. 

  • Apoyo de alto nivel al programa (Alta dirección, gerentes, supervisores, etc.)
  • Código de ética, políticas y procedimientos de integridad.
  • Integridad en procesos licitatorios.
  • Capacitación.
  • Canales internos de denuncia.
  • Protección al denunciante.
  • Investigación interna.
  • Debida diligencia hacia terceros.
  • Debida diligencia en procesos de transformación societaria.
  • Responsable interno (Función antisoborno).
  • Análisis periódicos del riesgo antisoborno.
  • Monitoreo y evaluación continua.
  • Exigencias reglamentarias.

 

Al implementar un sistema de gestión antisoborno según la ISO 37001 se protegerá el programa de integridad empresarial que tu empresa disponga. De esta manera si tu empresa ya cuenta con un programa de integridad este será la base contra las prácticas de corrupción o soborno.

Actores en el mercado de certificaciones:

  • Organización (Implementa)
  • Consultor (Asesora)
  • Ente de certificación (Audita y certifica)
  • Ente de acreditación (Avala)

En otras palabras, la organización solicita al consultor la certificación en la cual la organización se dispone al cumplimento de los protocolos, métricas, normas y estándares proporcionados por ISO. Con el objetivo que el ente de certificación pueda medir los resultados de la organización y dar paso a que el ente de acreditación pueda avalar a la empresa su certificado.

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¿Cuáles son las etapas hacia la certificación?

  • Auditoria de Gap o diagnóstico (1 a 2 meses).
  • Implementación (9 – 12 meses)
  • Auditoria de certificación (1-2 semanas)

Los tiempos estimados varían en función del tamaño de la organización, el número y la complejidad de sus procesos, y sobre todo del giro de esta. No hace recalcar que si la empresa ya cuenta con procesos o protocolos ya certificados, este tiempo estimado será mucho menor que el tiempo estimado.



¿Cómo se implementa la auditoría externa de certificación?

  • Auditoría Fase 1 (Documental): “La estructura documental cumple con la norma”.
  • Auditoría Fase 2 (En campo): “Se trabaja de acuerdo con lo establecido en los documentos”.
  • Emisión del certificado avalado por el ente de certificación. 

Para poder mantener y asegurar el cumplimiento de la norma ISO 37001, se genera una “auditoria de seguimiento al mes 12”, y posteriormente otra auditoria de seguimiento al mes 24. Posteriormente se requerirá una “recertificación cada 3 años”. Esto con el fin de asegurar y actualizar los nuevos protocolos, requerimientos, etc. Que conllevan la misma norma.

 

Topics: certificaciones, auditoria externa, tuvnord