¿Cómo vuelvo a operar usando mi SG en respuesta a COVID-19?

Posted by Nicolás Otto Franke on 15/07/2020 11:56:23 AM
Nicolás Otto Franke
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Habiendo pasado más de tres meses del arribo del virus COVID 19, algunos sectores comienzan a reactivarse, algunas organizaciones parecen ver la luz al final del túnel, teniendo la posibilidad de volver a operar, pero, podrán hacerlo como antes?La respuesta, claramente, es NO. El gobierno y las autoridades aplicables exigen a las organizaciones un Protocolo de Seguridad e Higiene implementado, para retomar la actividad de forma segura velando por la salud de las personas (ISO 45001), buscando que la continuidad de las organizaciones –y por extensión- la economía del país no se vea interrumpida por brotes (ISO 9001), así como también garantizar que un escenario crítico ponga en peligro la interacción de las organizaciones con su entorno (ISO 14001).

Los invitamos a entender en mayor profundidad cómo los Sistemas de Gestión Integrados colaboran y están alineados al retorno de operación segura, minimizando riesgos de las organizaciones a nivel de las personas, financiero, y del medio ambiente.

Los Sistemas de Gestión en general, y el Sistema de Gestión en Salud y Seguridad en particular, nos aportan herramientas muy valiosas para poder sobrellevar y gestionar de forma eficaz los cambios y las crisis. El enfoque sistémico y cíclico nos proporciona un plan de acción paso a paso que nos guiará el cumplimiento de nuestros objetivos.

Para ser más específico, veamos a continuación cuál es el plan de acción planteado:

·     Identificar el contexto de mi organización, tanto interno como externo. En qué condiciones está el mercado, la economía, la competencia, nuestras finanzas, son factores claves que nos pueden empujar a retomar las actividades de forma apresurada y sin tomar los recaudos necesarios.

El cómo es la cultura de mi organización también será un factor determinante a la hora de implementar medidas y acciones que requieren compromiso, seguimiento y compromiso para la mejora por parte de todos.

·     Identificar los objetivos. Aunque resulte evidente que el objetivo principal es evitar que nuestros colaboradores se enfermen, es de gran utilidad dejarlo escrito para que esté siempre presente.

·     Identificar los riesgos potenciales. Situaciones o formas de operar que en el pasado no suponían ningún riesgo, hoy deben ser tomadas en cuenta. Por ejemplo la atención al público, las áreas de descanso o de reunión. Es fundamental comprender cómo son los procesos en mi organización, cómo es el movimiento de personas y cuáles son sus interacciones.

·     Hacer todo el análisis anterior nos dará una base sólida para comenzar a tomar acciones. Estas acciones podrán ser: redactar un Protocolo de Operación Segura, modificar la metodología de trabajo (rotando turnos, implementando home office, etc), adecuar el entorno de trabajo (delimitando áreas o señalizando).

·     Controlar, Auditar y Registrar. Debemos implementar actividades para medir el desempeño de las acciones tomadas. Controlar el cumplimiento de los protocolos, Auditar su redacción e implementación y Registrar todos los desvíos que encontremos.

·     Mejorar. Para mejorar la eficacia de las acciones tomadas, nos debemos soportar en los resultados de la etapa de control y auditoría. Podrán surgir por ejemplo nuevos riesgos a tener en cuenta, procesos que no fueron identificados como críticos o cambios en el contexto. En última instancia este análisis podrá disparar una revisión de nuestra Protocolo o las acciones tomadas.

Como muchos de los lectores sabrán, los Sistemas de Gestión trabajan con los conceptos de liderazgo, contexto, riesgos y oportunidades, planificación del cambio, toma de conciencia, comunicación, control operacional y mejora, entre otros. Bajo el contexto que nos toca vivir hoy como organizaciones y como humanidad, tener implemetados estos conceptos en un sistema de gestión robusto pasó de ser una ventaja competitiva a una necesidad de primer orden. Todos los profesionales que entendemos de gestión, podemos asegurar que navegar en este contexto de incertidumbre sin las herramientas que propone un SG es como intentar cruzar el océano atlántico sin timón.

Por el contrario, si nos apoyamos en estos conceptos, y lo hacemos de forma eficaz, podremos reinventarnos, mitigando riesgos innecesarios y operando en una organización “alineada” con determinación y aprovechamiento de los recursos.

Veamos un poco más en detalle como estos conceptos nos ayudan a navegar estos tiempos difíciles:

·     Liderazgo: Este punto se explica solo al remitirnos a la definición dada por la norma ISO 9000:2015 (Fundamentos y Vocabulario): “Los líderes en todos los niveles establecen la unidad de propósito y la dirección, y crean condiciones en las que las personas se implican en el logro de los objetivos de la calidad de la organización”. Insistimos, hoy más que nunca las organizaciones deben operar alineadas y pos de sus objetivos!

·     Contexto: Basados en la metáfora del barco y la tormenta utilizada más arriba, podemos hacer otro paralelismo: tener un análisis del contexto realista y actualizado que contemple los intereses y requisitos de las partes interesadas equivale a llevar un buen instrumento de navegación abordo.

·     Riesgos y oportunidades: Planificar las acciones para navegar con niveles de riesgo aceptables es lo que busca todo sistema de gestión, asignando los plazos, responsables y controles operativos correspondientes que permitan mantener el barco a flote.

·     Planificación del cambio: Pocas veces en el pasado hemos vivido un contexto tan cambiante y global como el que nos toca vivir hoy. Su impacto dependerá en gran medida del rubro, tipo de organización, etc., pero ninguna organización puede desatender las condiciones cambiantes y un Sistema de Gestión que planifique sus cambios manteniendo su integridad, evaluando sus consecuencias potenciales, la disponibilidad de recursos y asignación de responsabilidades como lo establece la norma ISO 9001:2015 es sin dudas un el elemento clave para mantenerse a flote.

·     Toma de conciencia: Aspecto fundamental y orientado a los recursos humanos de la organización, que forman parte de su “alma mater”, ¿Cómo lograr la toma de consciencia en un contexto de pandemia? ¿Cómo sostener una organización si sus colaboradores no son conscientes de las implicaciones del incumplimiento de los requisitos del SG? ¡Imprescindible!

·     Comunicación: Gestionar la comunicación con las partes interesadas internas y externas en este contexto merece toda la atención de una organización que requiera velocidad de respuesta y tomas de decisiones eficaces. ¿Cómo haría para navegar a buen puerto un barco en medio de una tormenta sin posibilidad de comunicarse con el mundo externo? ¿y con su propia tripulación? Sin dudas las telecomunicaciones son una herramienta que vino para quedarse y las organizaciones deberán crecer en esta dirección para los tiempos venideros.

·     Control operacional: No podemos hablar de control operacional sin antes haber definido correctamente los procesos. Principio fundante de los SG, los procesos deben tener puntos de control y llevarse a cabo de forma adecuada para la operación de cada organización en particular. El corazón de un SG solo puede funcionar saludablemente si su operación está bajo control.

·     Mejora: Y cerramos con el espíritu de todo SG, la mejora continua. Tener sistematizado el proceso para poder aprender de las experiencias y ajustar el rumbo para que una vez pasada la tormenta, la tripulación pueda salir adelante reforzada, con mayor compromiso y fortalezas que antes de la tormenta.

Si bien el medio ambiente no ha tomado un rol preponderante ante la crisis que vive la humanidad por la pandemia del COVID-19, las noticias nos han mostrado como este “paro” en la actividad del hombre ha afectado positivamente a los otros seres vivos con los que compartimos este gran hogar que es nuestro planeta tierra. Entre las variadas noticias de animales salvajes sueltos en ciudades o cielos limpios en grandes urbes, queda en evidencia que el cuidado del medio ambiente no ha sido una prioridad en el desarrollo del hombre, asignando los presupuestos mínimos que le permitan aspirar una rentabilidad de negocio lo más alto posible.

Independientemente de las posturas que podamos tomar al respecto, hay un punto que está claro, la gestión es la base para alcanzar los objetivos deseados, y toda la experiencia acumulada que ha desarrollado el hombre en materia de medio ambiente se sintetiza en la ISO 14001:2015, la normativa más reconocida mundialmente para la gestión del medio ambiente.

En línea con esta normativa, destacamos a continuación algunos requisitos específicos que pueden orientar a cualquier organización y sumarse a la ola de consciencia que está despertando la pandemia para mitigar los impactos ambientales propios de su operación:

- Desarrollo de una política ambiental que sea comunicada a todas sus partes interesadas

- Identificación y control de todos los requisitos legales y otros requisitos vinculados al medio ambiente

- Identificación de los aspectos ambientales, su impacto en el medio ambiente y los controles operativos que permitan mantener los riesgos ambientales asociados con márgenes de tolerancia adecuados

- Implementación de objetivos ambientales, definiendo sus plazos, responsables y el seguimiento que asegure su cumplimiento y logro del aumento del desempeño ambiental

- La toma de consciencia y capacitación permanente en materia ambiental a los colaboradores de la organización

- La preparación y respuesta ante emergencias vinculados al sistema de gestión medioambiental

 Sin dudas, aquellas organizaciones que ya vienen trabajando con la norma ISO 14001 corren con ventaja frente a aquellas que aún no lo han venido haciendo, pero, sin dudas, todas las organizaciones son llamadas a hacer un análisis crítico de su impacto en el medio ambiente y considerar como los cambios de operación que ha traído esta pandemia de efecto mundial pueden agravar ese impacto, y sobre todo, buscando el apoyo en las herramientas informáticas para tener un mejor control y poder adaptarse velozmente al cuidado de los recursos que les permiten operar diariamente.

 

*Artículo en colaboración con Pablo Galloni, en el que profundizamos sobre cómo los Sistemas de Gestión Integrados (SGI) colaboran y están alineados al retorno de operación segura, minimizando riesgos de las organizaciones a nivel de las personas, financiero, y del medio ambiente.

Topics: ISO 9001, Certificado de calidad, auditoría de calidad, ISO 14001, prevención COVID-19, iso, sistema de gestión